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Pourquoi Choisir Youday CRM ?
Depuis le 25 mai 2018, le règlement européen sur la protection des données (RGPD) s’applique dorénavant à tous les professionnels qui récoltent des données personnelles. Que vous soyez une entreprise, une association, une administration, un syndicat d’entreprise ou une collectivité locale, vous devez respecter le RGPD et vous soumettre à cette nouvelle législation.
Mais quel est l’impact sur votre CRM ? Comment garantir la sécurité de leurs informations personnelles en respectant le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ?
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Conformité RGPD
Les équipes de Youday CRM vous proposent une plateforme de gestion pour respecter les bonnes pratiques en vigueur.
Avec son interface personnalisable, nous vous accompagnons pour répondre aux problématiques du droit à la vie privée de chacun grâce à une solution de gestion de base de données pertinente. Cette solution CRM dose ainsi les « workflows », les automatismes en fonction du nombre de points de contact avec vos cibles, mais aussi en fonction du volume de contacts et de sollicitations estimé.
Principes RGPD
Désormais, le RGPD harmonise toutes les législations en vigueur sur la confidentialité des données dans toute l’Europe afin de défendre et de garantir le droit à la vie privée. L’objectif du RGPD est de rendre meilleure la protection des données de chacun en imposant des restrictions sur la manière dont ces mêmes données sont traitées.
Voici donc un tournant important dans le droit à la vie privée, mais aussi dans le monde — parfois nébuleux — de la sécurité et de la conformité.
Chaque entreprise doit désormais investir davantage dans la gestion des données et dans leur protection. Elles doivent s’assurer que chaque donnée au sein de leur système soit correctement traitée selon les normes RGPD. Pour beaucoup d’entre elles, cela demande une révision voire une modification de leur processus de traitement de données.
La réglementation générale sur la protection des données concerne toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme résident de l’UE, quelle que soit sa taille, son activité et le lieu d’exercice et qui traite des données à caractère personnel.
Les entreprises doivent suivre six principes essentiels conformément au RGPD :
Le RGPD accorde également aux individus des droits spécifiques, comme le droit à l'information, à la rectification et à l'effacement de leurs données personnelles. Les entreprises doivent être préparées à répondre rapidement à ces demandes.
En cas de non-conformité au RGPD, une entreprise qui traite des données personnelles peut faire face à de lourdes amendes, des poursuites judiciaires, des sanctions financières, mais également une perte de confiance de la part des clients. Ces litiges juridiques peuvent nuire à la réputation de l’entreprise et peuvent être évités par la mise en place de mesures de conformité.
CRM & RGPD
Un système de gestion de la relation client (CRM) aborde non seulement la gestion de vos interactions avec les clients et les prospects mais doit aussi traiter les données CRM particulières de manière sûre et légale. L'intégration d'une stratégie RGPD robuste devient donc incontournable pour maintenir la conformité et la confiance. Un CRM doit être non seulement conforme, mais il doit activement contribuer à la protection des données personnelles, s'alignant avec les exigences que votre entreprise doit respecter.
Les avantages d'un CRM conforme au RGPD incluent :
Stratégie RGPD
Le logiciel CRM permet aux entreprises de gérer les données personnelles de leurs clients, ou tout autre contact, de manière responsable et transparente. Toutefois, il est important de faire la distinction entre un logiciel de protection des données personnelles et un CRM. Le CRM simplifie la gestion des données pour ses utilisateurs, mais n’est en aucun cas garant de leur conformité RPGD.
| Étape | Description |
|---|---|
| Collecte des données | Dès lors que vous collectez des informations, il vous faut demander l’accord de l’utilisateur. Pour stocker toute donnée personnelle, il est obligatoire de demander le consentement préalable de la personne concernée et vos intentions de les exploiter, quelle que soit la méthode de collecte utilisée (contact direct ou opt-in RGPD par exemple). Lorsque vous collectez des données, il vous faut faire la distinction entre 2 catégories de données : 1. Les données transactionnelles qui sont enregistrées à partir de transactions (n° SIRET, nom de société…). 2. Les données signalétiques qui sont associées à l’identité (prénom, mail, adresse…) À cela viennent également s’ajouter les données personnelles sensibles qui, elles, ne peuvent être collectées. Définies par l’article 9 du RGPD, elles concernent les catégories de données suivantes : la santé, l’origine raciale et ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données biométriques et génétiques. |
| Gestion des données | Une fois le consentement recueilli par le client, l’entreprise a l’autorisation d’exploiter les données dans le cadre de sa gestion relation client ou bien pour d’autres services comme le marketing, que ce soit pour l’envoi d’une newsletter, d’un email commercial ou autre. L’utilisation d’un logiciel de gestion RGPD pour les administrations simplifie la gestion des organisations avec une plateforme qui centralise les données pour répondre à leurs besoins en termes de conformité RGPD. |
| Accès, rectification et Suppression des données | Respecter les droits des individus sur leurs données personnelles est essentiel. Cela inclut le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et d’opposition. Un utilisateur ou un client doit pouvoir à tout moment réclamer ou modifier les données collectées à son égard ainsi que l’usage qu’il en est fait. Au même titre, s’il demande la suppression de ses données de la base (désabonnement à une newsletter, désabonnement d’un site web), l’entreprise est dans l’obligation de supprimer l’ensemble des données collectées. Ceci peut être fait de manière automatique par un CRM RGPD. |
| Traçabilité et transparence des traitements de données | Assurer la traçabilité et la transparence des traitements de données est indispensable. Un CRM doit documenter clairement les finalités, les bases légales, les destinataires, les périodes de conservation, et les mesures de sécurité des données traitées. Il doit également être préparé à effectuer des analyses d’impact sur la protection des données pour les traitements à haut risque. |
CRM RGPD COMPLIANT
Pour être conforme au RGPD, un CRM doit non seulement adhérer aux principes et droits établis par le RGPD, mais aussi intégrer des fonctionnalités dédiées à optimiser la gestion des données clients.
Des procédures doivent être conçues non seulement pour la sécurité des informations, mais aussi pour garantir une transparence totale dans la gestion des données CRM et respecter les principes de consentement, de restriction d'accès et de suppression des informations personnelles.
La mise en place d'un CRM conforme au RGPD est insuffisante sans une formation adéquate des équipes sur la protection des données.
Pour s’assurer de la bonne gestion des données, il est essentiel d’informer et de former ses équipes sur les principes du RGPD, sur les obligations et responsabilités de l'entreprise, ainsi que sur les droits des individus concernant leurs données personnelles.
Il est recommandé de leur proposer des formations spécifiques, adaptées à leur rôle et à leur utilisation du CRM, et de les sensibiliser aux bonnes pratiques, par exemple en restreignant les espaces de saisie libre ou en établissant des directives d'utilisation.
Votre politique de gestion des données doit également inclure des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles contre les risques de modification, de perte, de vol ou de piratage. Les mesures de sécurité peuvent inclure :
L'entreprise doit notamment mettre en place des procédures pour permettre aux personnes concernées d'exercer leurs droits.
En dépit de toutes les précautions, un incident de sécurité entraînant une violation de données peut survenir, que ce soit à cause d'une cyberattaque, d'une erreur humaine, d'une perte d'équipement, etc. Il est crucial d'être préparé à réagir de manière rapide et efficace. Des procédures spécifiques doivent être établies, définissant les étapes à suivre, les personnes à informer et les documents à préparer.
Il est particulièrement important de pouvoir détecter et notifier une violation à la CNIL sous 72 heures, et d'informer les individus affectés si leurs droits et libertés sont significativement menacés. Des outils de gestion d'incidents, des listes de vérification et des modèles de notification peuvent vous aider à gérer ces situations.
Des questions ?
Découvrez notre FAQ complète sur Youday CRM.
FAQ CRM RGPD
Chez Youday, la protection de vos données est une priorité absolue. Nous avons mis en œuvre un dispositif de sécurité robuste comprenant :
Ces mesures, couplées à notre engagement en faveur du respect de la réglementation en vigueur, vous assurent une protection optimale de vos informations personnelles.
Youday peut jouer deux rôles distincts au regard du RGPD :
Le RGPD s’applique à toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne. Cela inclut les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses IP, données de géolocalisation, et autres informations de contact ou de profil stockées dans votre CRM.
Le consentement doit être explicite, libre, informé et univoque. Cela signifie que les utilisateurs doivent être clairement informés sur les données collectées et leur utilisation. Vous devez obtenir une autorisation claire via des formulaires d’inscription, des cases à cocher ou d’autres moyens, sans pré-cocher les options. Assurez-vous également de conserver une trace de ces consentements.
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